Sopimusstrategia

Jarkko Ruohola

Artikkelit

21.02.2014

Jokainen yritys on osapuolena lukuisissa sopimussuhteissa. Suurilla yrityksillä on omat sopimusmallinsa ja -pohjansa, jotka saattavat angloamerikkalaisen käytännön mukaisesti olla hyvin pitkiä ja yksityiskohtaisia. Neuvotteluvoimasta riippuu, miten hyvin osapuoli saa sopimusneuvotteluissa tavoitteensa läpi. Jokainen yritys voi kuitenkin harkita, millaista sopimusstrategiaa se haluaa noudattaa.

Tavoitteen määrittely

Välillä tuntuu, että tärkeintä on saada kauppa tehdyksi tai sopimus allekirjoitetuksi, vaikka miten huonoin ehdoin. Ennen jokaista projektia pitäisi linjata, mitkä ovat omat minimitavoitteet. Jos ne eivät toteudu, on uskallettava viheltää peli poikki. Parempi menettää jokin kauppa, kuin tehdä huonolla sopimuksella pieni kate, joka sitten kuluu moninkertaisesti reklamaatioiden käsittelyssä.

Tahdonvaltaisuuden hyödyntäminen

Yritysten välisiä sopimuksia koskeva lainsäädäntö on suurelta osin tahdonvaltaista: lakia sovelletaan, ellei ole sovittu toisin. Tämä antaa suuret mahdollisuudet tehokkaaseen sopimusstrategiaan. Esim. yritysten välistä kauppaa sääntelevä kauppalaki määrittelee toimittajan virhe- ja viivästysvastuun hyvin suureksi: yhden euron hintaisen komponentin myyjä voi joutua maksamaan miljoonan euron vahingonkorvaukset, jos komponentin virheellisyys aiheuttaa laajat välittömät ja välilliset vahingot. Tätä vastaan voi kuitenkin suojautua tekemällä kirjalliset sopimukset kaikista toimituksista ja muotoilemalla sopimukset järkevästi. Monet suuret yritykset käyttävätkin virhe- ja viivästysvastuulausekkeita hyvin tehokkaasti omassa toiminnassaan, valitettavan monet pk-yritykset taas eivät välitä niistä mitään.

Pakottavuuden tunnistaminen

Yrityksen on myös tiedettävä, mistä asioista ei voida sopia. Kilpailuoikeus tyypillisesti rajoittaa sopimusmahdollisuuksia. Osa kilpailuoikeuden sääntelystä koskee käytännössä vain suuryrityksiä, mutta merkittävä osa vaikuttaa pientenkin yritysten toimintaan. Sanktiot kilpailulainsäädännön rikkomuksista ovat erittäin kovia, mm. koko sopimus saattaa muodostua pätemättömäksi. Myös julkisuudessa esillä olleissa oikeusjutuissa on tuomittu tai ainakin vaaditaan tuntuvia vahingonkorvauksia kilpailusäädännön rikkomisesta. Ne yritykset menestyvät, jotka osaavat hyödyntää kilpailuoikeuden mahdollisuuksia.

Sopimusketjut

Monissa sopimussuhteissa osapuoli tuottaa itse vain pienen osan sovitusta tavarasta tai palvelusta ja hankkii pääosan omilta alihankkijoiltaan. Sopimuksen täyttämiseen voi liittyä myös muita sopimus­suhteen ulkopuolisia tahoja, kuten agentteja, tavarankuljettajia yms. Erittäin tärkeää on muistaa, että sopimuksen osapuoli vastaa toiseen osapuoleen nähden kaikkien alihankkijoidensa ja muiden sopimusapulaistensa toiminnasta kuin omastaan. Esim. alihankkijan viivästyksestä aiheutuu sama vastuu kuin omasta viivästyksestä.

Keskeinen osa sopimusstrategiaa on vastuun rajoittaminen ottamalla sopimukseen selvät määräykset siitä, että tietyistä yksilöidyistä alihankkijoiden tms. virheistä tai viivästyksistä ei ole vastuuta. Kuljetuksen osalta riskiä voi rajoittaa sopimalla vastuun siirtymisestä toiselle osapuolelle esim. toimitus­lausekkeilla. Pitää myös huolehtia siitä, että alihankkija ei ole rajannut omaa vastuutaan esim. välillisistä vahingoista pienemmäksi, kuin mihin on itse sitoutunut asiakkaaseen nähden.

Yleiset sopimusehdot

Yritykset tekevät usein paljon keskenään samankaltaisia sopimuksia: tavaroita tai palveluita myydään suunnilleen samoin ehdoin eri asiakkaille tai ostetaan eri toimittajilta. Käyttämällä hyviä yleisiä sopimusehtoja saadaan jokaiseen sopimukseen helposti sisällytettyä vakioina pysyvät elementit. Silloin kunkin asiakkaan tai toimittajan kanssa käytävissä sopimusneuvotteluissa voidaan keskittyä juuri tuota asiakassuhdetta koskeviin yksilöllisiin seikkoihin ja laatia niistä räätälöity sopimus. Artikkelissani ”Yritykselle yleiset sopimusehdot?” on yksityiskohtaisesti käsitelty erilaisia yleisten sopimusehtojen laatimisessa tärkeitä seikkoja.

Pitkäkestoiset sopimukset

Sopimusoikeuden johtava periaate on, että sopimukset on pidettävä. Mikäli sopimus tehdään pitkäksi ajaksi, esim. useaksi vuodeksi tai jopa vuosikymmeniksi, on erityisesti huolehdittava siitä, että sopimuksessa on riittävät määräykset olosuhteiden muuttumisen huomioon ottamisesta. Muuten sopimus saattaa muodostua toiselle osapuolelle hyvin epäedulliseksi. Ilman erityistä lauseketta tällainen tilanne ei kuitenkaan yleensä oikeuta muuttamaan sopimusehtoja. Yritysten välisissä sopimuksissa ei myöskään ole useinkaan mahdollista vedota sopimuksen kohtuuttomuuteen.

Pitkäaikaisissa sopimuksissa on tärkeää kiinnittää huomiota sopimuksen päättämistä koskeviin sopimusehtoihin: Voiko itse irtisanoa sopimuksen, jos se ei enää ole edullinen? Voiko toinen osapuoli irtisanoa sopimuksen, vaikka me olemme panostaneet paljon sopimuksen edellyttämiin rakenteisiin? Tarvitaanko irtisanomiseen peruste? Miten irtisanomisaika lasketaan? Milloin sopimuksen voi purkaa irtisanomisaikaa noudattamatta?

Reklamaatiot

Osana sopimusasioiden strategista hoitamista yrityksellä tulee hyvä järjestelmä sekä reklamaatioiden tekemiseen tarvittaessa että niiden vastaanottamiseen. Vahvoilla on yleensä se, joka on dokumentoinut asiat huolellisesti ja reklamoinut kirjallisesti, yksityiskohtaisesti ja ajoissa. Eri asia on, että reklamaation jälkeen ei välttämättä ole aihetta heti ryhtyä sopimuksen purkamiseen, oikeudellisiin toimiin tms., vaan päinvastoin hätiköinti niissä saattaa lisätä omaa vastuuta. Varsinkin pitkäkestoisen tai taloudellisesti merkittävän sopimuksen yllättävä purkaminen voi johtaa suuriin vahingonkorvausvaatimuksiin, jos perusteet osoittautuvatkin riittämättömiksi.