Valjasta sopimusstrategia yrityksesi liiketoiminnan apuvälineeksi

Kimmo Tenhovirta

Artikkelit

03.10.2018

Toimivan sopimusstrategian tarkoituksena on luoda sellaiset sopimuksiin kohdistuvat menettelytavat, jotka kehittävät yritysten sisäistä sopimushallintaa ja yhteistyötä sopijapuolen välillä sekä ennaltaehkäisevät sopimushäiriöitä. Oikealla sopimusstrategialla voidaan parantaa yrityksen mahdollisuuksia suoriutua liiketoiminnan vaikeimmistakin haasteista ja mahdollistaa liiketoiminnan pitkäjänteinen kehittäminen yhdessä yrityksen muun strategisen suunnittelun kanssa.

Ensimmäinen tehtävä sopimusstrategiaa laadittaessa on miettiä, mikä on yrityksen sopimusten laatimisen tarkoitus. Usein ajatellaan, että sopimus on muodollis-juridinen asiakirja, johon on kirjattu sopijapuolten oikeudet ja velvollisuudet sekä riidanratkaisumenettely ja jota tarvitaan ainoastaan silloin, kun osapuolet ovat ajautuneet riitaan sopimuksen kohteesta. Modernimpi tapa ajatella on, että sopimuksen päämääränä on sopijapuolten välisen yhteistyön tavoitteiden kirjaaminen ja niiden saavuttaminen tahdotulla tavalla. Tästä näkökulmasta sopimukset ovat nimenomaan yrityksen liiketoiminnan apu- ja tukitoimivälineitä, joilla pyritään kehittämään yritysten liiketoimintaa.

Yrityksen käytännön työn näkökulmasta tämän saavuttaminen edellyttää yhteistyötä, jossa yrityksen liiketaloudellinen, tekninen ja juridinen osaaminen yhdistetään tukemaan toisiaan ja projektien toteuttamista. Tavoitteena on yrityksen koko organisaation osaamisen, toimintatapojen ja yhteistyön kehittäminen ja tarvittaessa muuttaminen. Pyrkimyksenä on sopimuksen tarkoittamien tavoitteiden saavuttaminen ja turhien riitaisuuksien välttäminen. Tämä edellyttää kaikkien projektissa mukana olevien ammattiryhmien ja/tai sidosryhmien yhteistyötä.

Toisaalta kyse on sopimusosapuolten välisen yhteistyön toteuttamisesta. Tällöin edellytetään sopimusosapuolten tavoitteiden ja tahdon huolellista selvittämistä ja yhteensovittamista. Edellytyksenä on myös selkeiden ja juridisesti kestävien puitteiden luominen osapuolten tavoitteiden ja tahdon toteuttamiseksi. Tavoitteena on onnistunut toteutus siten, että liiketoiminnan taikka projektien tavoitteet saavutetaan suunnitellusti.

Sopimusstrategian tavoitteet ja luominen

Sopimusstrategian päämääränä tulee olla yrityksen liiketoiminnan kehittäminen. Täten sen tulee tukea yrityksen muuta strategiaa kysymällä missä juuri nyt ollaan, mihin halutaan päästä ja miten haluttuun tavoitteeseen päästään. Sopimuksista on pyrittävä saamaan aikaan sellaisia, että ne toteuttavat tätä strategiaa. Tavoitteita on hyvä tarkastella aika ajoin ja muuttaa tarvittaessa.

Tavoitteiden asettamisessa on oltava kuitenkin realistinen. Eri sopijakumppanien tarpeet ja vaatimukset vaihtelevat riippuen muun muassa yrityksen koosta, asemasta markkinoilla, yrityksen markkinoiman tuotteen tai palvelun ainutlaatuisuudesta, tuotesuojauksesta ja muista vastaavista seikoista.

Kun tavoitteenasettelusta on selvitty, on yrityksen lähdettävä luomaan sopimusstrategiaa. Tällöin on pohdittava, mihin yritys tähtää ja miten sopimukset voivat tämän päämäärän saavuttamista edesauttaa. Huomioon on otettava muun muassa kansainvälisyysaspektit, innovaatioiden suojaaminen, erilaisten yhteistyöverkostojen luominen jne. Kun nämä eri tekijät on käyty läpi, päästään tekemään yksittäisen sopimuksen sopimussuunnittelua; millaisia yksittäisiä sopimuksia tarvitaan ja millä ehdoilla niitä ollaan valmiita tekemään.

Strategian luominen on pidemmän ajan prosessi, joka kehittyy ja muotoutuu yhtiön liiketoiminnan kehittyessä muun strategian mukana.

Sopimussuunnittelu

Yksittäisiä sopimuksia laadittaessa pitää ensin miettiä, mikä on kyseisen sopimuksen tarkoitus ja mihin sopimuksella pyritään. Kyse ei siis ole vain sopimusten laadinnasta ja ehtoteknisten kysymysten pohtimisesta eikä vain pelkästä juridiikasta. Kyse on ennemminkin siitä, mikä halutaan olevan sopimuksen lopputulos: esimerkiksi uusi työsuhde; yhteistyön aloittaminen uuden alihankkijan kanssa; taikka yrityksen tuotteiden onnistunut toimitus asiakkaalle.

Varsinaisen sopimustekstin laatiminen kannattaa aloittaa vasta kun sopimuksen sisältö, toteuttamistapa ja kohde ovat tulleet kokonaisuudessaan hahmotetuksi ja konkretisoituneet. Tämä korostuu erityisesti pitkäkestoisissa, useita vuosikymmeniä kestävissä projekteissa ja elinkaarimallin yhteistyössä. Tällöin kaikki tulevaisuuden haasteet on pyrittävä huomioimaan niin, ettei yhteistyö häiriinny ainakaan huonon sopimussuunnittelun vuoksi.  

Sopimusriskien hallinta

Sopimuksen tehokas toteuttaminen edellyttää sopimusprosessiin liittyvien riski- ja häiriötekijöiden tunnistamista. Kun ne on tiedostettu ja analysoitu, on ryhdyttävä tarkoituksenmukaisiin toimenpiteisiin niiden minimoimiseksi.

Sopimusriskit ovat erityyppisiä. Esimerkiksi olosuhteiden muutosriski on eräänlainen perusriksi. Se kohdistuu odottamattomien tapahtumien aiheuttamien muutosten vaikutukseen. Tällaisia riskejä vastaan suojaudutaan esimerkiksi force majeure –lausekkeilla. Neuvotteluvastuuriskillä taas tarkoitetaan sitä, että sopimusneuvottelut voivat päättyä tuloksettomina. Tällaisia riskejä vastaan voidaan suojautua mm. salassapito- ja kilpailukieltolausekkeilla. Sopimusvastuuriski tarkoittaa mahdollisen vahingonkorvauksen aktualisoitumista joko sopimusaikana taikka sen jälkeen. Tätä riskiä voidaan pienentää vastuiden rajoittamisella. Myös muut riskit voidaan hyvällä sopimussuunnitelulla ja riskien hallinnalla poistaa tai ainakin minimoida.

Lopuksi

Onnistuneessa sopimusstrategiassa on tärkeää ymmärtää sekä yrityksen liiketoiminnallinen että sopimuksen sisällöllinen kokonaisuus.  Yksittäisen sopimuksen osalta on taas olennaista laatia se selkeään ja ymmärrettävään muotoon. Ulkopuolistenkin tulee ymmärtää, mistä osapuolet ovat sopineet.

Liian usein on nähty, että yritys on sitoutunut sopimukseen, josta aiheutuu merkittäviä taloudellisia rasitteita ja mahdollisesti jopa konkurssiriski. Nämä ongelmat olisi useimmiten voitu välttää hyvällä sopimussuunnittelulla ja riskien hallinnalla. Hyvään sopimusstrategiaan kuuluukin, että yrityksellä on oltava myös uskallusta olla sitoutumatta huonoon sopimukseen.