Työnantaja, tiedätkö milloin työntekijän sähköpostia voi lukea?

Anniriina Rantanen

Blogit Työoikeus

15.09.2022

Helposti voidaan luulla, että työnantajalla on automaattisesti oikeus päästä käsiksi työntekijän työkäyttöön tarkoitettuun sähköpostiin. Tämä käsitys on kuitenkin virheellinen. Työnantajalla ei nimittäin ole ilman laissa määriteltyjä erityisiä perusteita oikeutta lukea työntekijän sähköposteja, vaikka työntekijän sähköposti olisi tarkoitettu vain työasioiden hoitoon. Mainittakoon myös, että vaikka työnantaja olisi määrännyt työntekijän sähköpostin vain työkäyttöön, ei työnantajalla ole oikeutta lukea työntekijän yksityisiä viestejä.

Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä määritellään ne perusteet, joiden nojalla työnantajalla on oikeus hakea ja avata työntekijän sähköpostissa olevia työnantajalle kuuluvia viestejä työntekijän poissa ollessa.

Huolehtimisvelvollisuus

Työnantajan oikeus hakea ja avata työntekijän sähköpostissa olevia työnantajalle kuuluvia viestejä edellyttää, että työnantaja on etukäteen pyrkinyt välttämään tarvetta työntekijän sähköpostin lukemiseen. Tämä työnantajan huolehtimisvelvollisuus on täytetty, jos työnantaja on antanut työntekijälle mahdollisuuden automaattiseen poissaoloviestiin tai sähköpostien uudelleenohjaamisen toiselle henkilölle tai toiseen työnantajaan hyväksymään osoitteeseen työntekijän poissa ollessa. Työntekijä voi myös antaa suostumuksensa siihen, että hänen poissa ollessaan toinen henkilö voi vastaanottaa työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko kyseessä työnantajalle tarkoitettu viesti.

Edellä mainitun huolehtimisvelvollisuuden tarkoituksena on ohjata työnantajia sopimaan työntekijöiden kanssa työpaikalla noudatettavasta sähköpostikäytännöstä. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia esimerkiksi työntekijän työsopimuksessa tai muutoin työsuhteen aikana työntekijän sähköpostin käytöstä työntekijän poissaolojen varalta sekä työsuhteen päättyessä. Työntekijän antama suostumus ei kuitenkaan suoraan tarkoita sitä, että työnantaja voisi käsitellä työntekijän sähköposteja vapaasti.

Sähköpostin hakeminen ja avaaminen ilman työntekijän suostumusta

Edellä mainitun huolehtimisvelvollisuuden noudattaminen on edellytys sille, että työnantaja voi hakea ja avata työntekijän sähköpostissa olevia työnantajalle kuuluvia viestejä työntekijän ollessa poissa. Sähköpostin hakeminen tarkoittaa tiedon hankkimista sähköpostin otsikosta sekä sen lähettäjästä ja vastaanottajasta, kun taas sähköpostin avaaminen tarkoittaa sähköpostin sisällön lukemista.

Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä ja sen 19–20 §:ssä on varsin pitkät ja yksityiskohtaiset listaukset siitä, milloin työnantajalla on oikeus hakea ja avata työntekijän sähköpostiviestejä.

Sähköpostiviestin hakeminen edellyttää muun muassa, että työntekijä on tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään, työntekijän suostumusta ei kohtuullisessa ajassa voida saada, eikä asian selvittäminen voi odottaa, ja lisäksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu. Viestien hakemisen on oltava myös välttämätöntä työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai työnantajan toimintojen turvaamiseksi. Lisäksi viestien hakemisen tulee tapahtua tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla ja työnantajan on laadittava viestien hakemisesta kirjallinen selvitys.

Sähköpostiviestin avaamisen edellytykset ovat pääpiirteissään samat kuin sähköpostiviestin hakemisen.

Muista myös yhteistoimintalaki

Työntekijöiden sähköpostiviestien käsittely kuuluu yhteistoimintalainsäädännön piiriin, joka tarkoittaa sitä, että työnantajan on yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelussa käytävä läpi pelisäännöt työntekijöiden sähköpostien käytöstä ja sähköpostissa olevien tietojen käsittelystä. Jos yritys ei kuulu yhteistoimintalainsäädännön piiriin, on työntekijöille varattava tilaisuus tulla kuulluksi sähköpostin käytön periaatteista.

Kaiken kaikkiaan työnantajalla on paljon muistettavaa työntekijän sähköpostin käyttöön liittyen sekä työsuhteen aikana että työsuhteen päättyessä. Lain säännökset työntekijän sähköpostiviestien hakemisesta ja avaamisesta ovat myös poikkeuksellisen vaikeaselkoisia ja monimutkaisia, joten suosittelemme kääntymään asiantuntijan puoleen työntekijän sähköpostin käyttöön liittyvissä kysymyksissä.