Yhteistyöllä tehokkaisiin hankintoihin

Edelle

Blogit

08.03.2019

Julkisia hankintoja toteutettaessa hankinnan valmistelua voidaan pitää koko prosessin tärkeimpänä vaiheena. Onnistunutta hankintaa edeltää huolellinen ja systemaattinen suunnitteluvaihe, jossa hankintayksikkö selvittää hankintaan liittyvät keskeisimmät ehdot ja kyseistä hankintaa koskevat erityispiirteet hankintamenettelyä varten. Mikäli kyse on esimerkiksi innovaatiohankinnasta tai muutoin hankintayksikölle uuden tyyppisestä tai haastavasta hankinnasta, on suunnittelu syytä toteuttaa yhdessä markkinatoimijoiden kanssa.

Hyvin suunniteltu – puoliksi tehty

Hankintalainsäädäntö sallii hankintayksikön tehdä markkinakartoituksia ja antaa markkinoilla toimiville yrityksille tietoja tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmista ja vaatimuksista. Huolellisen valmistelun aikana hankintayksikkö täsmentää hankinnan kohteen ja keskeisimmät sopimusehdot, hankinnassa noudatettavan menettelyn ja hankkii tietoja hankinnan kohteen toimialasta ja siellä toimivista yrityksistä.

Hyvällä valmistelulla ja huolellisella markkinakartoituksella voidaan paremmin varmistua siitä, että lopullinen tarjouspyyntö on laadukas ja mahdollisimman virheetön ja, että varsinainen hankintamenettely saadaan hoidettua tehokkaasti ja ilman suurempia harharetkiä loppuun asti. Samalla varmistetaan, että hankintayksikkö ja mahdolliset tarjoajat ovat menettelyn alusta alkaen samalla sivulla hankintayksikön tarpeista ja kyseiseen hankintaan liittyvistä yksityiskohdista.

Huolellisen valmistelun puute johtaakin herkästi epäselvään ja puutteelliseen tarjouspyyntöön, johon alalla toimivien yritysten voi olla haastavaa tai jopa mahdotonta antaa kunnollisia vastauksia ja riittävän kattavia tarjouksia. Tie epäonnistuneeseen hankintaan alkaa jo valmisteluvaiheessa, ja kuten jokainen hyvin tietää, sen minkä taakseen jättää, takuuvarmasti ennemmin tai myöhemmin edestään löytää.

Vaikuttamisen paikka

Hankinnan suunnitteleminen ja sen aikana käytävä vuoropuhelu palvelevat paitsi hankintayksikön, myös alan yritysten intressejä. Hankinnan suunnittelu- ja valmisteluvaihe on myös tulevan tarjoajan keskeisin tilaisuus vaikuttaa kyseiseen hankintaan ja sen keskeisiin ehtoihin.

Aktiivinen tarjoaja voi pyrkiä tuomaan jo suunnittelun aikana esiin sellaisia ominaisuuksia tai seikkoja hankinnan kohteesta, jotka voisivat olla sille itselleen eduksi tulevassa tarjouskilpailussa. On eittämättä selvää, että hankinnan valmistelussa mukana ollut tarjoaja voi myös paremmin vastata tarjouksessaan hankintayksikön vaatimuksiin ja tarjouspyynnön ehtoihin, mikäli sillä on itsellään ollut mahdollisuus vaikuttaa hankintakriteereihin jo ennakolta tai perehtyä prosessiin jo sen valmisteluvaiheessa.

Eritoten säännöllisesti saman hankintayksikön kilpailutuksiin osallistuville tarjoajille valmisteluun osallistuminen voi myös tarjota arvokkaan mahdollisuuden hyvien suhteiden luomiseen ja keskusteluyhteyden ylläpitoon hankintayksikön suuntaan, jolloin mahdolliselle yhteistyölle on rakennettu kestävä pohja jo valmiiksi.

Markkinoiden kartoittamisen monet keinot

Hankintojen suunnittelussa markkinakartoitus on usein keskeisessä roolissa. Lainsäätäjä ei ole asettanut täsmällisiä rajoja tai vaatimuksia markkinakartoituksen toteuttamiselle. Vaikka keinovalikoima on laaja, on silti muistettava, että julkisia hankintoja koskevat keskeiset periaatteet koskevat markkinakartoituksen toteuttamista ja hankinnan valmistelua yhtä lailla kuin muitakin hankinnan vaiheita.

Laki sallii jopa kahdenkeskiset keskustelut yksittäisten toimijoiden kanssa, mutta luonnollisesti myös hankintayksikön velvoite avoimuuden ja tasapuolisuuden turvaamiseen tällöin korostuu.

Tasapuolisuus turvattava

Tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden säilyttäminen onkin joka tilanteessa hankintayksikön vastuulla ja hankintayksiköiltä edellytetään aktiivisia toimia tämän toteuttamiseksi. Keskeistä on, ettei valmisteluun osallistuneille tai niihin liittyville tarjoajille muodostu muita syrjivää etulyöntiasemaa, joka olisi omiaan vesittämään aidon kilpailutilanteen syntymisen.

Hankintayksikön toimien avulla muiden kuin valmisteluun osallistuneiden tarjoajien tulisi realistisesti pystyä kuromaan valmistelussa mukana olleiden tahojen tiedollinen ja ajallinen etumatka umpeen tarjousmenettelyn aikana. Sallitun ja syrjivän yhteistyön välinen raja asettuu paikoilleen tapauskohtaisesti, kunkin tapauksen yksityiskohdat huomioiden.

Poissulkeminen tasapuolisuuden nimissä?

Viimekätisenä vaihtoehtona hankintayksikkö voi hankintalainsäädännön harkinnanvaraisiin poissulkemisperusteisiin nojaten sulkea valmisteluun osallistuneet tahot tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tälläkin kolikolla on kuitenkin kääntöpuolensa – valmisteluun osallistuminen on jo lain sanamuodon mukaan harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

Myös siis valmisteluun osallistuneen toimijan tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on turvattava ja hankintayksikön puntaroitava käyttämiensä keinojen suhteellisuutta. Kotimaisessa oikeuskäytännössä valmisteluun osallistumista poissulkemisperusteena on käsitelty muun muassa Korkeimman hallinto-oikeuden tapauksessa KHO:2016:56.

 Hankintojen suunnittelu ja markkinoiden kartoittaminen on parhaimmillaan rakentavaa vuoropuhelua ja molemminpuolista tietojenvaihtoa hankintayksikön ja kyseisen alan toimijoiden välillä. Huolellinen valmistelu toteutetaan avoimesti ja tasapuolisuuden vaatimukset huomioiden, jolloin sen tarkoitus palvelee paitsi hankintayksikköä ja markkinatoimijoita myös julkisten varojen tehokasta käyttöä.