Yhtiökokouksia koskeviin säännöksiin muutoksia

Iiro Hollmén

Blogit Yhtiöoikeus

23.08.2022

Etenkin pahimpina korona-aikoina monissa yhtiöissä pähkäiltiin sitä, miten yhtiökokoukset saadaan toteutettua kokoussäännöksiä noudattaen ja samalla kuitenkin tautiturvallisesti. Esimerkiksi osakeyhtiölain säännökset kun eivät kaikissa tilanteissa taipuneet kovin hyvin etä- tai ns. hybridikokouksiin. Ongelma ei toki koskenut vain koronatilanteita, vaan nykyaikana yhtiökokoukset mielellään järjestettäisiin puhtaina etäkokouksina taikka perinteisinä kokouksina, joihin osa osakkeenomistajista voi osallistua myös etäyhteyksin.

Eri yhteisöjen kokouskäytäntöjä helpottamaan ja selkeyttämään on nyt säädetty uusia säännöksiä, jotka tulivat voimaan 11.7.2022.

Osakeyhtiöt (sekä asunto-osakeyhtiöt, osuuskunnat ja yhdistykset) voivat jatkossa pitää kokouksensa kokonaan etäkokouksina. Lisäksi lakimuutoksilla helpotetaan ja selvennetään etäosallistumisen tarjoamista ja käyttämistä perinteisissä kokouksissa. Uudistus parantaa osakkaiden ja jäsenten mahdollisuuksia osallistua kokouksiin.

Jatkossa kokonaan etäyhteyksin pidettävissä kuin myös niin sanotuissa hybridikokouksissa kaikille osallistujille on mahdollista tarjota täysimääräiset osallistumisoikeudet kokouksen aikana. Esimerkiksi osakeyhtiölain mukaan täysimääräisillä osallistumisoikeuksilla tarkoitetaan läsnäolo- ja puheoikeutta sekä äänioikeutta ja kaikkia muita yhtiökokouksessa lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan käytettäviä osakkeenomistajien oikeuksia kokouksen aikana.

Etäkokouksen järjestämisestä on oltava määräys yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä. Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa ei ole lainkaan fyysistä kokouspaikkaa, vaan kaikki osallistujat ovat mukana etäyhteyksin. Yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen muutoksesta voidaan päättää määräenemmistöpäätöksellä.

Hybridikokouksen järjestäminen ei edellytä mainintaa yhtiöjärjestyksessä, vaan yhtiön tai muun yhteisön hallitus voi päättää kokouksen järjestämisestä hybridikokouksena. Uudistuksen mukaisen etäosallistumisvaihtoehdon on voinut tarjota jo heinäkuusta alkaen, jos kokouskutsussa on uuden lain mukaisesti ilmoitettu etäosallistumismahdollisuudesta. Uudet säännökset mahdollistavat kokousten järjestämisen entistä tehokkaammin ja joustavammin. Mikäli kokouksia halutaan järjestää jatkossa kokonaan etänä, kannattaa tähän liittyvä yhtiöjärjestysmuutos ottaa seuraavan yhtiökokouksen asialistalle. Lisäksi hallituksen kannattaa selvittää uuden sääntelyn edellytykset ja suositukset siitä, minkä sisältöisenä yhtiökokouskutsut tulee jatkossa lähettää, jos kokous halutaan järjestää etäosallistuminen mahdollistaen.